1.将归档文件按件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、归档文件目录、盒脊及备考表项目。不同全宗号、年度、保管期限、分类号的归档文件，应分别装盒。
2.档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mm×220mm(长×宽)。
3.档案盒脊背设置全宗号、年度、保管期限、机构问题（填写分类号）、起止件号等必备项。其中,起止件号填写盒内件文件和后一件文件的件号，中间用“—”号连接。
4.备考表
（1）备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。
（2）盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁、复制件等情况。
（3）整理人：填写负责整理归档文件的人员姓名。
（4）检查人：填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名。
（5）日期：填写归档文件整理完毕的日期。