庆典礼仪活动所用的时间虽然不长，但事关重大，所以对庆典活动各项繁琐的准备工作，均不可疏漏。要请几位专业的礼仪人员进行统筹和策划，作出明确分工，有的负责邀请和接待客人，有的负责庆典的程序和进行，有的负责后勤保障，有的负责领导和协调。全部工作人员各负其责，协调配合，保证庆典的圆满成功。
礼仪庆典程序一般由:宣布庆典仪式开始、公布贵宾名单、致辞、答辞和礼成等几个项目组成，不同的庆典活动还要求安排不同的相关项目，使整个礼仪庆典过程完整，协调。在拟定程序的同时，还要安排落实致词人的人选，每个人的发言应当言简意赅。
庆典的后勤工作相当繁重，少有不慎就会出现漏洞。所以，事先要有充分的准备。对经济账务、所需物品、来宾的接待、食宿交通等，都要安排专门人负责。在确定了宾客名单之后，即可发出通知。通知的形式可以用书面形式--即请柬，也可以用口头或电函形式。对重要的贵宾应当有东道主亲自出面邀请，并呈请柬。
在活动举办的时候，现场的各种视觉设计能给人一种非常直观的感受，礼仪庆典公司为了能让这个直观的感觉让人印象深刻，会采取许多的视觉设计服务，在实施这项服务时，会深入与活动方进行沟通，以便了解正常活动要呈现出来的信息是什么。