商务会议策划的基本要素

１、会议名称

商务会议策划名称可以反映会议的基本信息。一般来说，它可以由以下几个方面组成：会议主办机构，会议主题，会议类型，会议时间，会议范围，会议规卖和参与对象等，会议名称必须用准确、规范的语言表述。商务会议策划不仅用于会议的“会议通知”，使参加者对会议有一个好的认识和准备，而且用于商务会议策划的宣传和扩大会议的效果。

大中型会议的名称做成横幅和标语，作为会议的标志，放置在商务会议策划场地的前面或后面，称为“标志”。标识必须以全称使用，不得随意省略，以免因含义不当或不合理而引起误解。

２、会议议题

商务会议策划的主题是会议根据会议目标确定和讨论或解决的问题。这是会议活动的一个基本要素。商务会议策划的主题往往必须反映会议的目的和会议的主题。通常有两种情况产生话题：一种是由领导根据需要制定：另一种是秘书是经过调查研究后反馈给领导的反馈，综合信息，然后由领导批准决定。

商务会议策划在一些主要的代表会议，首先由大会秘书处的代表提出“建议“，然后提交经济及局审查和批准，可以成为商务会议策划的议程。会议的主题应当有适当的结构，以确保与会者能够充分讨论和表达他们的意见，并确保有效利用时间。

会议参会人员以下技巧安排每次会议的主题：一个主要主题和一个或两个小主题。（二）同时将性质相似的议题提交会议讨论。（３）妥善准备多项后备议题，以便在会议进展顺利及时间充裕的情况下作进一步讨论。

３、会议时间

需要注意的是商务会议策划的会议时间包括会议时间和会期两方面。选择合适的时间组合和安排合适的会议时间对整个会议的效率有重要影响。因此，会议时间的选择和会议时间的长短是商务会议策划中必须考虑的重要因素。

（１）会议时间是指会议开始和结束的时间节点。一般来说，需要考虑以下几个方面：１是否适合会议组织者完成所有准备工作。 ２是否方便参加者，特别是会议的核心人物参加。 ３会议期间的自然因素。例如，当地季节性气候的变化，尽量避免在气候变化的季节和地区聚集。

（２）会议时间通常是指整个会议所需的时间长度。会议可以短或长，有几分钟、几十分钟、许多小时、几天，甚至几十天。要确定课程的长度，应考虑以下因素：１）主题的数量。（２）议程简繁。（３）弹性适中。对于较长的疗程，应适当安排时间间隔。会议组织者应尽可能准确地预测会议所需的时间，在商务会议策划中明确规定，及时通知与会人员，以便与会人员有计划地安排自己的相关事宜。

４、会议地点

会议地点是指举行会议的地点，也可以特指举行会议的地点。为使会议产生预期效果，应考虑场地面积、交通条件、服务水平以及环境和设备的适宜性等因素，取决于会议的性质和规模。就重要会议而言，在选择地点时必须考虑到这些会议的政治影响或经济影响。

一般来说，选择专业场地会省下不少麻烦，但相应地，专业场地的租金也会较昂贵。商务会议策划者应执行会议次数，确定租用时间，并结合自己的会议预算。选择适当的会议地点。

大型会议活动策划的环节

１、策划

我们提供会展企划代理，告诉我们你的想法或者点子，我们为你提供可行性方案、会议回执，我们过去的成功经验，都将成为您成功举办会议的基础。

２、咨询

在此阶段，我们将与委托方进行初步沟通，并就委托方的一些关心点提出预案供选择、推荐合适的会议型酒店、餐饮场所及与预算相适应的菜谱、会议交通流程、接待流程等。

３、考察

在双方进一步取得互信后，我们会安排您或者您的代表到目的地考察我们为您提供的酒店、会议场地、环境、交通车辆及所需的设备细节等等，并在此阶段就服务项目、服务流程、推进计划、服务价格等内容进行深入探讨，大致明确双方的责任与义务。

４、确定

这个时间需要的是耐心与细致－－我们得一一推敲设想得流程及预案，尽可能把方案细化，然后以书面的形式确认双方的权利、义务与责任，并签署相关服务协议。

５、执行

严格而又人性化地执行协议，将是双方合作精神的高度升华。不管设想如何完美，任何计划都是存在纰漏的，需要合作双方本着合作的理念，抛开暂时的不合，以会展的圆满结局为一致奋斗目标。在此期间，双方需要口头或书面承诺原来协议以外的服务视为协议的延伸，并临时决定双方签字负责人，所有临时往来允许采取事前商议、事后结算的方式执行。

６、结算

双方财务人员认真核对各类单据，严格按照协议执行核算。

活动礼仪需要注意什么

1、仪容

仪容是指人的外表,是一个人精神面貌的外观体现,清洁卫生的仪容美是关键,是礼仪基本要求,不管长相多好,服饰多华贵,若满脸污垢,浑身异味,那必然会破坏一个人的美感,所以礼仪要勤洗澡,勤换衣,在公共场合避免做出一些不雅的行为:如剔牙齿,掏鼻孔等,和人说话不要口沫四溅,衣服面料不要透,不要穿化纤成分太高的衣服,容易产生静电、再穿短裙时要穿长筒袜,不要穿短袜或裸脚,不要穿露脚趾或脚跟的鞋,应穿尖头高跟鞋.

2、仪态

(1)站姿:站立时,身体应与地面垂直,重心放在两个前脚掌上,挺胸收腹、抬头收额、双肩放松、双臂自然下垂,将左手搭在右手上,贴放在腹部,脚尖稍分开,成"钉子步"站立、双眸平视前方、精神饱满、面带笑容.

(2)坐姿:上体正直,头部端正,双目平视,双肩齐平,下颚微收,双手自然搭放,双腿并拢后,双脚同时向一侧斜放,与地面约呈45゜角

(3)行姿:行走时,应上体正直,头部端正,下颚微收,双肩齐平,挺胸收腹,双眸平视前方,精神饱满,表情自然,行走使步伐要直,双腿有节奏的交替他在虚拟的直线上,双肩平稳,以肩关节为轴,双臂前后自然协调摆动,手臂于身体的夹角一般在10-15度,摆幅应以30-35度为宜,步幅不宜太大.

3、具体礼仪服务

(1)门迎:举行各项文艺或庆典活动时,4-6名礼仪分别于门的两侧,以迎接领导、贵宾的到来,要求礼仪以标准站姿站立,领导进门后要主动上前引路,将领导引至预定的座位,领导随你行至相应座位.

(2)倒茶:将适量茶叶放入纸杯中,倒开水至2/3处,给领导递茶时应右手扶杯身,左手托杯底,双手奉上,并且要面带微笑,添茶时要特别注意,若领导在台上,切不可站在领导前面添茶而使背部面向台下观众,而应绕到领导右后方添茶,换茶杯也是一样.

(3)颁奖:颁奖时,其中1-2名礼仪负责将颁奖的领导由台下引到台上,此时应引领导从台的左侧上台,走在领导左前方,以标准行姿行走,其余礼仪将奖品或奖状放在托盘上,双手托住托盘,高度至胸前,排成纵队以标准行姿从台的右侧走上台.上台后同时转身面向观众,必要时向观众展示一下奖品,颁奖时礼仪再同时转身面向领奖人,礼仪与领奖人之间相距一米.

(4)签约:举行签约仪式时,礼仪应双手托合同上台,绕到签约领导身后,从右后方将合同展开放在领导面前.若领导签约时忘记交换合同,要及时提醒或主动帮助交换,待领导走后将合同收好拿下来.

企业年会对公司有什么好处

1、追忆峥嵘岁月,总结过去

对于公司来说,利益一定是摆在位的.但对于员工而言,除了拿到手的公子利益外,共同奋斗的时光也同样重要.那么在平时大家都在忙工作、忙开会,没有时间好好分享共同奋斗时光的前提下,我们利用年会的机会把大家集合在一起,也正好借此机会与大家一起分享收获与成果.趁此机会对过去一年的工作做一个总结、梳理.

2、细数风流人物,表彰先进

员工门努力奋斗工作了一年,为公司创造了不小的财富,帮公司实现了很多突破发展,在年底的时候员工们也希望能够得到一些公司的福利与肯定,让员工感受到他的价值所在,这能够有效地调动员工积极性、增加公司的美誉度.当员工能够在年会上被表彰,成为公司的精英模范,那么他才有更多的动力在新一年中更加努力.

3、憧憬美好蓝图,规划未来

一个公司想要取得更好的发展,那就一定要明确未来的发展方向.如果没有目标,公司员工就没有奋斗的方向,企业发展也就没有未来.在年会之际,可以向全体员工明确公司在新一年中的发展目标,鼓励大家一起努力,一起为公司的明天努力拼搏与奋进.只有把目标明确了,大家才能够齐心协力,共同努力,才能创造更大的成就.所以说,好的规划对公司以后的发展至关重要,那么年会上去规划未来也就至关重要了.

4、加强员工交流,促进和谐

如果在都市中大家的生活节奏都比较快,而且日常工作又很繁忙,同事之间的交流大多数都只局限于工作时间,缺少深入的沟通和了解.交流少、交际圈少已经成为了很多公司员工的烦恼,通过年会这么一个突进,可以加强员工之间的交流,让员工打破玻璃墙的束缚,互相认识、交流,也有利于以后工作的开展.

5、树立企业形象,营造美誉

良好的企业形象对于公司未来的发展至关重要,同时也是企业文化中至关重要的一部分.而公司企业形象的塑造是一件很漫长的事情,不是一蹴而就就能完成的,通过年会的方式,让大家对公司有一个更的认识,展示公司环境、公司员工穿着和精神面貌,可以很好的提升公司形象.